照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

1照片檔案搜集

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收集范圍

1.記錄企業(yè)主要職能活動、重要會議、重要成果、重要產(chǎn)品、重要榮譽的照片；2.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人參加與本企業(yè)、本行業(yè)有關(guān)的重大活動的照片；3.本企業(yè)組織或參加的重要外事、公益活動和反映企業(yè)社會聲譽的照片；4.反映本企業(yè)面貌、基本建設(shè)、主要工程與重大設(shè)施、重大項目的照片；5.上級領(lǐng)導(dǎo)和出名人物來訪及本企業(yè)知名人物重要活動的照片；6.反映企業(yè)重大事故和危機處理的照片；

7.反映本企業(yè)職工重要活動和企業(yè)文化的照片；

8.其他對企業(yè)具有保存價值的照片。

02

收集要求

凡屬于收集與歸檔范圍的照片，企業(yè)檔案機構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定定期或以項目為單位要求各部門或個人自覺移交歸檔，實行集中、統(tǒng)一管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。真?zhèn)未嬉傻恼掌瑧?yīng)采取必要措施加以鑒定。若反映同一內(nèi)容的照片有若干張，應(yīng)選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的照片歸檔。

03

收集時間

對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理，在本年度向企業(yè)檔案室歸檔。照片檔案應(yīng)隨其他載體形態(tài)的檔案一起向企業(yè)檔案館（室）移交，特殊情況下，經(jīng)企業(yè)檔案部門與職能部門商議后可以適當(dāng)提前或延遲移交。

2照片檔案整理

01

照片檔案分類

應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限—問題—年度進行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。

02

收集要求

應(yīng)在分類方案的很低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的情形。

03

收集時間

照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號編制有兩種結(jié)構(gòu)形式：

一種：全宗號—保管期限代碼—冊號—張?zhí)?/span>

二種：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)?/span>

如果采用二種形式，既可以照片、底片分別編號，也可以照片、底片對稱合一編號（影像相符的照片、底片編號相同）。選用合一編號法須照片、底片齊全才行。

這里的編號方法也同樣適用于底片。底片的編號可以用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處，也可以其他方式將號附著在此處，但不能污染和破壞畫面。

3照片檔案保管

1、照片檔案入庫前，檔案人員應(yīng)對照片、底片進行認(rèn)真的檢查，防止受污染的照片、底片入庫，對于已受污染的要及時做技術(shù)處理。

2、檔案人員在接觸底片時注意保護，取底片時要戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，并輕拿底片邊緣。

3、有條件的企業(yè)，照片與底片還是要分開存放。底片裝入底片袋，上標(biāo)以底片號，再裝入底片冊；照片裝入照片冊，并在所固定的位置說明事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，并概括揭示照片信息，標(biāo)以照片號。

4、照片是感光材料為載體，屬易燃物品。因此保管照片檔案的庫房要干燥，做到防潮、防火、防塵、防有害氣體腐蝕，盡量以封閉式檔案柜保管照片。

5、照片冊和底片冊宜立放，以免發(fā)生照片和底片粘連。

6、照片檔案的保存宜恒溫、恒濕。庫房的晝夜溫度變化不應(yīng)超過±2℃，溫濕變化還是要不超過5％。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間，在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過渡幾小時。     

7、由于照片檔案載體的特殊性，企業(yè)檔案部門還應(yīng)該建立照片檔案定期抽樣檢查制度。珍貴的照片和底片應(yīng)進行拷貝以保護母片和原片。特別重要的憑證性照片底片還應(yīng)異地備份保存。