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定期保存的文件和檔案主要包括：
(一)本機關(guān)在職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；(二)本機關(guān)召開會議、開展活動形成的一般性文件材料；(三)本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)本機關(guān)的總務管理文件和資料；(五)本機關(guān)對一般性問題的請示和上級機關(guān)的批準、指示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。(六)上級機關(guān)下發(fā)的、屬于本機關(guān)業(yè)務主管的一般性文件和資料；(七)上級機關(guān)和同級機關(guān)發(fā)布的不屬于本機關(guān)業(yè)務范圍但應貫徹執(zhí)行的文件和資料；(八)本級機關(guān)和下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務問題的來信和請求，本機關(guān)的答復和批準；(九)下級機關(guān)報送的年度或以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件。
檔案的保管期限分為長久和定期。一般分為30年和10年。許多定期保存的文件已經(jīng)過期。由于檔案的重要性，決策者往往很難下定決心銷毀它們，所以大量本應以碎片和回收紙漿形式存在的檔案仍然完好地躺在檔案室里，占據(jù)了未過期檔案的寶貴空間。
一種方法是下架，分門別類裝盒，明確標注，防止被搜；還有一種方式是找合適的外包服務商，托管出去；
因為外包服務商集中存儲空間大，價格低，而且不用自己攜帶，一旦找這個服務，也能保證及時送達。而且這類過期文件的檢索率一般很低，所以保管存儲的成本會比未過期檢索率高的文件低很多。
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