眾所周知，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比，建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理和數(shù)字檔案管理，可以方便地將大量的信息存儲(chǔ)在一起，而不占用大量的辦公空間。一個(gè)足夠強(qiáng)大的檔案平臺(tái)還會(huì)配備智能檢索等功能，可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確搜索定位。在企業(yè)中部署一個(gè)好的文件管理系統(tǒng)，可以讓企業(yè)的運(yùn)作更加快捷好用。

不同的企業(yè)對(duì)文件管理系統(tǒng)會(huì)有不同的需求。當(dāng)然，在選擇系統(tǒng)的時(shí)候，要衡量系統(tǒng)的功能是否符合自己的需求。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，在選擇文件管理系統(tǒng)的時(shí)候，我們并不是一味的追求功能強(qiáng)大，然后功能強(qiáng)大多樣。如果我們不使用它們，只會(huì)浪費(fèi)企業(yè)的采購(gòu)成本，這不是理性之舉。當(dāng)然，無(wú)論是哪種文件管理系統(tǒng)產(chǎn)品，我們都應(yīng)該考慮以下基本因素：

1.安全

顯然，員工電子檔案系統(tǒng)中存儲(chǔ)的信息不僅是員工的私人信息，也是企業(yè)的機(jī)密信息。選擇技術(shù)水平達(dá)標(biāo)、有安全證書(shū)的文件系統(tǒng)，是企業(yè)數(shù)據(jù)安全的很大保障。

2.簡(jiǎn)單易學(xué)

在企業(yè)內(nèi)部，無(wú)論實(shí)施哪種新制度，員工都必然需要一定的時(shí)間和精力去適應(yīng)。一個(gè)易于使用的系統(tǒng)可以降低員工的學(xué)習(xí)成本，不僅可以使文件系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部更快地工作，還可以提高員工的滿(mǎn)意度。

3.展開(kāi)性

企業(yè)是不斷發(fā)展變化的，員工檔案制度也需要不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。選擇擴(kuò)展性強(qiáng)的系統(tǒng)，可以及時(shí)添加新的功能，滿(mǎn)足企業(yè)當(dāng)前發(fā)展的需要。