電子文件的載體不穩(wěn)定，容易損壞。隨著計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立和發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上。上線前按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對于那些沒有傳輸?shù)接嬎銠C信息管理網(wǎng)絡(luò)的具有保存價值的電子文件，電子文件形成部門要進行編目和整理，也要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)綑n案部門。借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，可以在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)和檔案部門之間開通電子文件歸檔快捷網(wǎng)絡(luò)線路，建立依附于信息管理網(wǎng)絡(luò)的專門歸檔子系統(tǒng)。具有保存價值的線上線下電子文件通過該系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案部門。檔案部門與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，對歸檔的電子文件提出格式要求。無論采用何種方式歸檔，都得要由電子文件形成單位按照統(tǒng)一的格式進行編目、整理，然后傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門不能自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的所有電子文件都應(yīng)存儲在光盤中，還是不要存儲在磁盤上。

電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是歸檔工作的主要負(fù)責(zé)人，對工作價值的認(rèn)定很有發(fā)言權(quán)；檔案部門能掌握歸檔的原則和方法，了解全局，能起到檢查和協(xié)調(diào)的作用；計算機信息管理部門不僅是電子文件的形成單位，也是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔的制度化、規(guī)范化中發(fā)揮著重要作用。