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檔案知多少|(zhì)一文了解不動(dòng)產(chǎn)登記檔案

2022-11-08

  隨著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的全面實(shí)施,各地不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在工作中產(chǎn)生了大量不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。那什么是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案呢?

檔案知多少|(zhì)一文了解不動(dòng)產(chǎn)登記檔案

  不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指不動(dòng)產(chǎn)登記部門在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中具有保存價(jià)值的歷史記錄,主要記載形式為不動(dòng)產(chǎn)登記簿,包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。


  檔案內(nèi)容


  01


  不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包括從房管部門移交的房屋登記檔案、從農(nóng)業(yè)部門移交的承包地登記檔案、從林業(yè)部門移交的林權(quán)登記檔案以及不動(dòng)產(chǎn)登記中心制作的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,含紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。


  02


  不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的內(nèi)容包括在登記工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案,包括權(quán)屬來(lái)源資料、登記申請(qǐng)材料、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核文件以及具有保存價(jià)值的其他材料(如∶實(shí)地查看記錄、登記現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)筆錄及照片或聲像、各種稅費(fèi)的繳納憑證、契約、司法協(xié)助文書、不動(dòng)產(chǎn)登記簿、不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪資料、不予登記決定、查詢申請(qǐng)表等)。


  03


  不動(dòng)產(chǎn)登記簿以電子介質(zhì)存放為準(zhǔn),存儲(chǔ)于不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)中,做好不動(dòng)產(chǎn)登記簿的實(shí)時(shí)電子備份。電子不動(dòng)產(chǎn)登記薄應(yīng)轉(zhuǎn)換形成的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記簿,紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記簿須存放在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門,并由登記實(shí)施部門會(huì)同不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)。


  04


  不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪資料為不動(dòng)產(chǎn)登記中心測(cè)繪管理部門移交的不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪的相關(guān)資料,一般以宗地為單位立卷歸檔保存。


  立卷歸檔


  √


  從房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門接收的電子檔案應(yīng)留底存檔,同時(shí)按照不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的要求,逐步進(jìn)行檔案資料融合形成不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案庫(kù);接收的紙質(zhì)檔案應(yīng)單獨(dú)保存。在辦理不動(dòng)產(chǎn)變更登記過(guò)程中連步整理為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。


  √


  不動(dòng)產(chǎn)登記檔案必須在各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理部門集中歸檔管理,任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為已有。


  √


  每件(宗)不動(dòng)產(chǎn)登記工作完成后,登記人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將整好的權(quán)屬資料、文件等經(jīng)登記負(fù)責(zé)人審查后,送交檔案室立卷歸檔。檔案管理部門要對(duì)送來(lái)的資料進(jìn)行審查,確保送來(lái)的資料符合要求后簽字接收。


  √


  不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)做到書寫符合標(biāo)準(zhǔn)、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合檔案立卷歸檔的要求。手工填寫的部分采用墨汁或碳素墨水書寫檔案,字跡要工整,圖樣要清晰。由原電子檔案或各級(jí)房管部門通過(guò)數(shù)據(jù)接口推送而來(lái)的電子檔案資料轉(zhuǎn)化的紙質(zhì)資料應(yīng)加蓋檔案專用章。


  √


  應(yīng)建立電子檔案庫(kù),方便檔案的查詢工作。電子檔案由紙質(zhì)檔案掃描錄入而成,紙質(zhì)檔案的掃描入庫(kù)工作須在信息化工作人員的協(xié)助下進(jìn)行,應(yīng)建立電子檔案與不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。單頁(yè)材料采用JPG格式存儲(chǔ),多頁(yè)材料可以采用pdf格式或JPG格式存儲(chǔ),適當(dāng)減小頁(yè)面數(shù)據(jù)量,以圖面清晰能識(shí)別為度。


  檔案分類


  01


  按不動(dòng)產(chǎn)地理位置分類


  不動(dòng)產(chǎn)作為自然物的首要特性即不可移動(dòng)性,又稱為位置固定性。無(wú)論不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況、權(quán)屬狀況發(fā)生怎樣的變化,其地理位置始終不變,因此可以按不動(dòng)產(chǎn)所在的地理位置對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類。一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)一般負(fù)責(zé)一個(gè)地籍區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù),其不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可按“地籍區(qū)+地籍子區(qū)(或街坊)+宗地+地上定著物”分類。


  采用這一分類方法,可以直接使用不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)的第二至四段代碼作為檔案號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)即不動(dòng)產(chǎn)的“身份證號(hào)”,共有28位,分為4段∶一段表示所在行政區(qū)劃代碼,6位;第二段表示地籍區(qū)和地籍子區(qū)代碼,6位;第三段表示宗地號(hào)代碼,7位;第四段表示定作物編碼,9位。


  采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是,檔案在庫(kù)房中也按分類號(hào)分區(qū)排放,同一地理位置的所有檔案均存放在一起,檔案管理人員只要熟悉本地區(qū)街坊、道路,也就能熟悉館(室)藏檔案,手工檢索查檔也非常方便快捷,適用于傳統(tǒng)的檔案管理方式。該分類方法的缺點(diǎn)是,不動(dòng)產(chǎn)會(huì)因自然狀況、權(quán)屬狀況的變化而產(chǎn)生新的登記檔案,因此檔案上架排放時(shí)需要預(yù)留空間,故庫(kù)房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下,房屋類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量增長(zhǎng)較快,且不同地理位置的增速不平均,導(dǎo)致檔案架(柜)預(yù)留空間有的地方不夠用、有的地方用不完,檔案庫(kù)房每隔幾年就需要倒架(柜),耗費(fèi)大量人力物力。


  02


  按檔案形成年度分類


  不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按業(yè)務(wù)件立卷,可以以該件業(yè)務(wù)登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度,每一年度下面再按不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型分小類、編序號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)雖然類型較多、關(guān)聯(lián)關(guān)系復(fù)雜,但具體到一宗業(yè)務(wù)卻相對(duì)簡(jiǎn)單,從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天,跨年度的登記業(yè)務(wù)較少,按年度分類操作簡(jiǎn)便。


  采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是,每一年度結(jié)束,該年度所形成的檔案數(shù)量能夠確定下來(lái),不會(huì)再增加或減少;所占用的存放空間也是確定的,無(wú)需預(yù)留,這樣就提高了庫(kù)房的利用率、節(jié)約了保管成本。缺點(diǎn)是,同一地理位置的、存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的多件檔案會(huì)因?yàn)槟甓炔煌稚⒋娣?,如果需要一次性調(diào)閱上述多個(gè)檔案原件,比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。但隨著檔案數(shù)字化的快速推進(jìn),檔案原件調(diào)閱率逐步下降,上述缺點(diǎn)可以忽略。


  03


  按不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型分類


  根據(jù)《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范(試行)》,不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)可分為12 種業(yè)務(wù)類型∶(1)集體土地所有權(quán)登記;(2)國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)登記;(3)國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記;(4)宅基地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記;(5)集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記;(6)海域使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記(內(nèi)陸城市沒有此類型);(7)地役權(quán)登記;(8)抵押權(quán)登記;(9)預(yù)告登記;(10)更正登記;(11)異議登記;(12)查封登記。每一類編制一個(gè)兩位數(shù)的業(yè)務(wù)代碼,今后有新增的業(yè)務(wù)類型可隨之增加。


  采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是,不同業(yè)務(wù)類型的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案相對(duì)集中存放,便于按"主題"查找,同時(shí)易于區(qū)分保管期限不同的檔案。該分類方法的缺點(diǎn)是,不動(dòng)產(chǎn)登記受理環(huán)節(jié)為簡(jiǎn)化程序、方便群眾,會(huì)將部分關(guān)聯(lián)緊密的不同類型業(yè)務(wù)合并辦理,分類時(shí)存在交叉情況。


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