隨著我國(guó)信息化的普及和政府電子政務(wù)的發(fā)展，檔案部門接收的電子文件、紙質(zhì)文件、聲像文件等數(shù)字化數(shù)據(jù)呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，這些數(shù)據(jù)資源是國(guó)家寶貴的檔案財(cái)富。海量電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)已成為當(dāng)前檔案館得要面對(duì)的挑戰(zhàn)。許多人為和自然因素可能會(huì)損壞數(shù)據(jù)。大部分檔案資料丟失后無(wú)法重建或重建后其憑證效力會(huì)消失或減弱，其損失無(wú)法估計(jì)。為了避免電子檔案數(shù)據(jù)的失真和損壞，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性，開展異地備份工作是積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化時(shí)代檔案信息安全挑戰(zhàn)的有效方法。

至于檔案異地備份的形式，可以歸納為以下四種：一是館際互備份。這也是預(yù)防災(zāi)難的很難好方法。其次，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立“遠(yuǎn)程容災(zāi)備份系統(tǒng)”，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)備份和相互備份，在緊急情況下保證正常的文件信息服務(wù)。第三，以前庫(kù)和后庫(kù)的形式備份。第四，利用移動(dòng)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行離線或在線備份，這種方法簡(jiǎn)單、方便、靈活，便于應(yīng)急轉(zhuǎn)移。

對(duì)重要文件異地備份的重要性認(rèn)識(shí)不足，存在僥幸心理。因?yàn)楫惖貍浞菪枰獙?duì)重要檔案進(jìn)行同質(zhì)模擬拷貝或異質(zhì)數(shù)字掃描或微制作，涉及檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，且涉及人員多、工作量大、所需資金多。再加上局部的突發(fā)性，區(qū)域性災(zāi)害發(fā)生的頻率并不高。很多單位認(rèn)為備份文件就像買保險(xiǎn)，可能永遠(yuǎn)用不到，不愿意在上面花太多精力和資金。