歸檔中電子文件的認(rèn)定主要是指對其歸檔價值進(jìn)行認(rèn)定，確定保管期限，對積累的無保存價值的電子文件進(jìn)行刪除并相應(yīng)銷毀。這是為了確保歸檔電子文檔的準(zhǔn)確性和完整性，并確定文件屬性。電子文件的檔案屬性主要體現(xiàn)在兩個方面：

首先，確定歸檔電子文檔的原創(chuàng)性、真實性和完整性。所謂原創(chuàng)性，即無論是形成的電子文檔還是之后由領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可的電子文檔；所謂準(zhǔn)確性，即無論是產(chǎn)品定型的技術(shù)狀態(tài)，還是有交易處理和結(jié)果的電子文檔；完整性是指是否是一套完整的電子文件，背景信息和元數(shù)據(jù)是否完整。

二，確定電子文件的價值和保存期限。這主要取決于電子文件所包含的信息的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值以及社會對其的需求，從而確定其保存期限。這項工作主要是指紙質(zhì)文件。

其主要任務(wù)是對已達(dá)到保存期限的歸檔電子文件進(jìn)行重新審查和鑒定，對已失去保存價值的歸檔電子文件進(jìn)行剔除和銷毀。這兩個階段的評估工作是相互關(guān)聯(lián)的。

電子文件在計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字設(shè)備中生成和運行，電子文件的歸檔和管理也得要由計算機(jī)進(jìn)行。利用紙質(zhì)文件歸檔管理的方法和相關(guān)手段對電子文件進(jìn)行歸檔管理，是一種認(rèn)識上的誤區(qū)，在實踐中無法貫徹。實現(xiàn)電子文件歸檔管理的方式有兩種：一是在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計之初，檔案人員就明確提出了電子文件歸檔管理的要求，在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置了電子文件歸檔管理的功能；二是開發(fā)專門用于電子文件歸檔管理的軟件系統(tǒng)，與單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動，實現(xiàn)電子文件歸檔管理。